创作能效:提升设计效率的王道之术!

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作为设计师,你是否因为工作和出稿精神压力巨大,整日被工作“忙杀”,失去个人时间自由?

面对繁杂而紧张的工作,个人曾经有一段时间,工作效率极其糟糕,每天加班到深夜后赶末班地铁回家,整天为时间不够用而烦恼,甚至经常不能完成每周自己安排的工作量。这一状态困扰了我很久,也让我对低效率工作深恶痛疾。

为研究如何高效工作,我翻阅了大量书籍和资料,关于人体机能、脑力学、心理学、时间观、方法论…在一顿疯狂输入并不厌其烦的尝试训练之后,终于渐渐有所起色,也越发觉得低效率工作是一种病,得治!

今天,借着站酷和大家谈谈提升工作速度的工作方式,也是对自身的一次复盘;为了方便大家记忆,我将知识点归纳为:“了解专注力之道”、“掌握工作执行之术”、“工作之余干点什么”这三个部分,通过这些原则和方法,任何人都能在短时间内提升工作速度。

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专注力与效率的关系

脑神经学有效证明,人体的专注力在不同时段和不同环境都会呈不同高低水平,专注力高的时候不论是认知能力、记忆能力、理解能力,都会比平时更高,而专注力差的时候学习和工作都收效甚微,如同“注意力不集中”便是许多学习偏差学生的共同特点。

那么如果把工作限定在一个相对固定的时间范围内,在规定时间内尽量增加工作量,提高工作质量,则需要注入更高的专注力。

麻省理工学院计算机科学博士卡尔·纽波特也曾经指出过:高质量工作产出=专注度x时间。

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我们无法打破每天24小时的时间壁垒,但是我们可以通过学习合理利用与管理自己的专注力,来达到“创造”时间的目的。

如上图,在通过为“时间”横轴上新增一条“专注力”纵轴,便能使一维时间管理向二维时间管理过渡,我们通过提升和保持专注力,便能在相同时间内完成更大“面积”的工作量。在这里,“专注力”就等同于“工作效率”。

如何利用专注力取得“最大化输出”

从早到晚,随着人体机能的不断消耗,以及人、事、物等多种因素影响,人们在不同时间段,专注力也大不相同;要想达到利用专注力取得“最大化输出”,便要了解专注力的生理特性,以及掌握提高与激活专注力的实践方法,下面将从这两部分来阐述。

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A:了解专注力的生理特性

活用自然专注力

我们人类的大脑,在早上起床后的两三个小时里最清醒,也被称为大脑机能最好的的黄金时间段。我们将需要思考的重要事项在早晨“专注力”最佳的黄金时间开展,相比疲劳的夜晩,专注力会高出2倍以上;而在身体感到疲惫无法集中精神的时段可以用来找设计参考素材,扣图,下载资料等等这些不用思考的工作内容。

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养成专注力的作息钟

设定固定的工作或学习时段,并死守它,养成习惯;比如利用早晨7:00-8:00上班前的时间在咖啡厅学习,并作为固定的学习时间,不出意外,雷打不动;一旦养成习惯,就会瞬间进入状态,潜意识也会意识到:嗯,又到了要专注的时段。

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利用持续专注力

从小到大的45分钟一节课/一集剧,是经过科学家验证,有利于专注力持续的时间长度,所以工作时也最好每隔45分钟左右休息一次,活动5分钟即可再次投入;在疲劳前休息,最大程度运用脑力上的专注。也可尝试番茄工作法,总之选择适合自己身体节奏的方式,如有条件可以准备一块无声的倒计时秒表。

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B:提高与激活专注力

舒适环境提高专注力

大屏幕显示器

设计师的电脑配置一定要过关,且尽量使用大的电脑屏幕办公,这样整体页面能够一目了然,同时可以多窗口操作,不会因为屏幕尺寸的限制需要不断的切换和移动画面而分散注意力,不管是收集信息还是设计操作,相信都会都更加得心应手。

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一把好椅子

坐着不舒服的椅子,当然是不行的。但是太舒服的椅子,也会让人容易想睡觉。知乎上有个问题叫:长时间坐着工作,如何选择舒服的椅子?有兴趣可以去看看。

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避免干扰

当人注意力高度集中于一项工作时,别人的搭讪或电话铃声都会使人的专注力被打断,而且要恢复那种注意力高度集中的状态,至少需要15分钟。所以我们要有意识的为自己创造良好的不会打扰专注力的办公环境,或许可以像我一样,每当学习或密集输出时都会将自己置于不受打扰的封闭空间内,杜绝背景声音,关掉社交软件和手机。

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降低大脑能耗

思绪减法——外物

杂乱的状态会让人产生杂念,这对集中注意力是最大的干扰,心理学家曾经通过实验证明,在干净的房间中工作,人的专注力要高一些。所以其实整理外物也是整理思绪的一种方式,让每种物品有自己固定的位置,将现阶段非必要的物品做减法,以此清除杂念。

另外,在视野范围内,减少红色、橙色、亮黄色等长波颜色,设计师都懂,这类颜色从生理角度不仅容易长期吸引你的视觉,而且会让你兴奋,这两点都非常不利于你专注你会发现,许多著名企业家和设计家亦会如此,小事从简,如乔布斯一辈子只穿黑色毛衣,佐藤可土和的极简办公室

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思绪减法——信息

设计师的文件和数据比起文具更容易增加,设计稿这类不断修改的文件,一旦结案后更要立刻整理,决定该舍弃或保留,并规范命名与存储。即使决定保留,仍必须先轻量化,我个人只保留最终稿件,中间过程的文件则一律丢弃。

我们非常容易产生“暂且保留”的想法,或许以后会用上,这样说服自己十分容易,事实上“暂且”完全无法预测,因为在这之前,每当上司让我打开景象其惨无比的公司硬盘寻找某某文件,都令我发毛。

考虑是否被留下前,想一想,我现阶段能不能用上它而不是它有没有价值,给空间做减法也是一样,感兴趣可以了解一下《断舍离》一书。

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激活专注力之术

持久药—挑战性目标

在开始工作之前给自己设定一个稍微难一点的目标,可以是以45分钟或者一个番茄钟为一个时间单位,限制每一个时间单位内专注解决一个具体目标。这样能产生紧迫感会更有助于进入专注状态,同时目标清晰能避免走神,使专注力更持久。面对稍有难度的挑战,大脑会释放多巴胺,这也能让头脑更加活跃和专注。

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特效药——睡眠

降低专注力的生活习惯,排在第一位的就是“睡眠不足”,头一天晚上如果因为睡眠不足,第二天的专注力可能只能恢复80%,这会造成专注时间的巨大损失,特别是睡不够6个小时第二天专注力更会显著降低。

以前我会拿“我喜欢熬夜,因为我熬夜的时候效率高”这种话来自欺欺人了,现在我知道,这就跟“我喜欢迟到,因为迟到的时候我会走很快”一样毫无意义,大部分的熬夜都只是低效而已啊除了保证充足睡眠之外,在午后疲倦时小睡15-30分钟也能有效补充专注力。

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补给站——运动

适量的运动可以让自己感觉神清气爽,如果是利用傍晚做30分钟左右的有氧运动,便能扫除一整天的疲倦感,因为人在开始运动后,体内马上会分泌一种名为“多巴胺”的积极性物质,它能使大脑变得更加活跃聪明,专注力和工作欲望也会随之增强长期坚持运动还能进一步提高人对工作、生活的积极性,并改善睡眠质量。

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12个专注力训练方法

这12个专注力训练,分布在4个系列里。这4个系列的训练,是层层递进的;这意味着在完全掌握前一个系列之前,不要贸然进入下一个系列。

系列一

练习1

闭上双眼,想象出一条两边都植了树的路。视线由近及远,一排一排地想过去。两棵、两棵,再两棵…随着视线慢慢远去,树之间的距离越来越短,直到尽头,那两棵树变成了一个点。

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练习2

闭上双眼,想象一个孩子正在荡秋千,越荡越慢,直至停止。
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练习3

闭上双眼,想象你在一个火车站,看着一辆火车。这辆火车的最后一节,上面有一个大大的字母ⅰ,随着火车远去,字越来越小,直到成为一个点。

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系列二

练习1

睁开眼,用你的右手,在空中画一个横着的8;再用你的左手画一遍。闭上眼,不用手,在脑海中完成上述动作。

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练习2

睁开眼,双手在空中画螺旋,由左及右。接着,再由右及左。然后,再对着画。再反着画一遍。接下来,闭上眼,用手在空中完成上述动作。最后闭着眼,在脑海中完成上述动作。

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练习3

闭上眼,想象一朵花,慢慢盛开。

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系列三

练习1

找8个物件,一件一件的放在桌子上;再从最后一件开始,依次把它们拿掉。闭上眼,脑海中再来一遍。

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练习2

闭上眼,想象你正在一个黑板前面写字,写1,2,3.当你完成之后,从3开始,一个一个的擦掉。

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练习3

闭上眼,想象你正在一个黑板前面写字,NEW YORK,和上个练习一样,写完之后,从K开始,一个一个的擦掉。

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系列四

练习1

放松,闭眼,深呼吸10次,感受气流在你的喉咙和肺里流动进岀。
练习2

放松,闭眼,慢慢呼吸。跟着呼吸的频率数数。第一次吸气,数1;第一次呼气,数2;第二次吸气,数3.…直到20

练习3

放松,闭眼,慢慢呼吸10次,但是什么都不想。

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掌握工作执行之术

明确工作目的

很多人喜欢接到需求之后思考一阵创意就开始动手执行,而有一些人会去花更多时间去思考,思考项目需求背后的逻辑,排除掉很多错误方向,找到更接近正确的方向之后再开始动手设计;无疑后者看似用了很多时间思考,但是在动手执行方面却节省了大量时间,而后者才是提速的真正秘诀;因此,我们要以抓住工作重点为目的,提升动脑速度而非动手速度。(推荐工具若感兴趣,自行百度了解)

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分解项目,制定计划与排期

确认了需求和目的之后,就要作出合理的工作安排与规划,如是面对同样的任务,务必提前估算耗时,并作出详细的时间计划排期,将项目分解成若干个阶段,每个阶段都有明确的完成指标与时间节点,毕竟“ deadline才是第一生产力”。如此既有约束也能清晰的知道每一步的目的,工作也更容易高效开展。避免前期东搞西搞,结果经常一不留神就快到截止日期,狼狈加班。。。

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避免返工

我们经常因方案不符合预期而返工,虽然不能完全避免,但是可以做到降低返工的概率,尽量避免。

前期收集大量信息,做充足的调研工作,这实际也会帮助之后大大缩减输出创意所需的时间,还能帮助我们在提案之前作岀模型。中期如果不确定方向是否走偏,应及时的和上司或客户沟通确认,避免因方向性错误造成更大的时间损失。后期向客户提案时如何避免改稿,可以参考我之前写的《价值导向设计思维》。

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多任务同时进行在工作当中,越是繁忙,越是考验多任务同时处理的能力,也越需要有条不紊的进行,我们需要明确轻重缓急,不要什么事情都面面俱到,要学会抓大放小。否则若处理不好可能会有加不完的班,各种出错、以及吃力不讨好。

任何工作我们都可以明确归为以下四类:

重要且着急:如正在进行的短期、紧迫的项目。

重要不着急:如长期项目、未来计划。

不重要着急:如设计上的小修改(每当发生此类事件应思考如何避免)

不重要不着急:可以慢慢处理,也可以直接不管。

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快速制作展示文件

我们在工作中,需要经常制作各种方案汇报与计划书等展示文件,我个人对于展示文件制作曾是一个强迫症患者,经常因顾及呈现效果而执迷在各种细节上,最后耽误太多时间,而且一旦内审被退回要求修改,一份展示文件甚至需要花上34天时间完成,这其实也是没有做好“轻重缓急”的工作划分。

快速制作展示文件的流程,则需要先思后行,首先梳理目录形成整体印象,清楚那个部分最重要需要,哪个部分次重要,哪个部分不那么重要,之后在限定时间內从重要到次要,从整体到局部开始制作,一屏一主题,放弃无谓的排版,精确提炼观点,内容才是灵魂;最好在早晨头脑最清醒的时候快速完成此工作。

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打消“带工作回家”的念头

千万不要把工作带回家做,一旦形成习惯,便会一发不可收拾,“在公司做不完,带回家也可以”的念头便潜伏在您心中的某个角落,白天工作的时候,就会失去紧迫感,专注力低下,拖拖拉拉干一天,最终也没干完,只好带回家去做了,而且以后会经常带工作回家。

如果已经形成这种习惯,可以上班时对自己使用“后有约定”战术,如提前和朋友约定下班后一起晚餐,提前购买下班后的电影票等等。强制性给自己限制截止时间,如此便能形成紧迫感;为了不失约而必须完成目标工作,可以刺激大脑重新激活专注力。

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工作之余干点什么?

我们工作范围外的自由时间,经过一天的专注性工作,通过效率提升“创造”出来的自由时间,应该如何利用?

不要再投入到原本工作了

对于设计师,不论是从提升效率,还是个人健康角度,都不倡议继续伏案工作。

我们毕竟不是机器,经过一天的高强度工作,你的右脑需要休息,就如同一直使用同一部位肌肉会疲惫和无力,若继续使用只会越来越低效,继续加班不仅如此,反倒还会影响第二天的高度专注力。

复利循环——自我投资

将自由时间拿出一部分用于提高自己工作所需要的工作能力和技巧,例如锻炼写作能力,或是磨炼手绘,或是学习英语,学习演讲……自我投资可以帮助我们实现“自我成长的上升循环”,使我们能创造出更多的自由时间,如下图。

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主动娱乐享受生活

工作固然重要,学习也很重要,但娱乐同样重要,长期伏案的设计师一定要懂“玩儿”,会玩儿才会学,只有张弛有度,才能形成高效工作和健康生活的良性循环,让大脑更有“持久力”,而设计师的很多灵感都是来源于生活,所以我们更要学会享受生活。

体育运动,品尝美食,或是和好友聚餐交流,和家人交流,都能有效清空当日的疲惫感和杂乱情绪,或者读一本好书,学习演奏乐器,培养新的兴趣爱好等等主动娱乐可以让我们成长,所以也不失为一种“自我投资”而不同的感官体验、学习不同的新鲜事物,大脑会感受到快乐,给大脑创造分泌多巴胺的机会,给大脑注入新鲜血液”,为第二天工作赋能。

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SUMMARY

1、了解专注力之道

专注力能创造奇迹,有意识提升专注力便能“创造”时间。

了解专注力的生理特性。

掌握提高与激活专注力的方法。

2、工作执行之术

掌握工作要领,避免工作误区,便能提升效率。

挖掘需求本质,并对项目详细规划管理。

明确事物的轻重缓急。

3、工作之余干点什么?

避免继续投入到原本工作,这是一种浪费。

自我投资,将工作中所需要用到的技能磨炼的炉火纯青;

主动娱乐,享受和体验生活,为大脑注入“新鲜血液”。

作者地址:

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